Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Plus de 2 milliards de factures sont émises et échangées en France chaque année, dont une partie par voie électronique. Ce chiffre devrait augmenter rapidement à partir de 2024 suite à l’entrée en vigueur de la loi de finances 2020. L’article 153 de la loi de finances 2020 rend en effet la facturation électronique, ou « e-invoicing », obligatoire pour les activités commerciales entre entreprises. Faisons le point et découvrez notre Master of  Science E-Business et Transformation Digitale.

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

La facturation électronique est la création, l’échange et le traitement automatisés des factures entre fournisseurs et acheteurs. La facture dématérialisée est transmise, traitée et archivée sur ordinateur dans un format sécurisé et lisible, ce qui signifie que son cycle de vie est entièrement électronique.

Les factures électroniques comportent, comme pour le papier, toutes les mentions obligatoires qui en font un document officiel. Ce processus de dématérialisation consiste donc à passer du support physique (la facture papier) au support électronique (la facture numérisée). Attention cependant à ne pas confondre la facture dématérialisée avec la facture papier numérisée, car ce dernier document n’a aucune valeur pour le fisc.

La loi de finances, qui introduit l’obligation pour les entreprises de passer à la facturation électronique, a été impulsée par la directive européenne du 13 juillet 2010. Cette directive modifie la directive TVA de 2006 et pose les bases de la facturation électronique dans les pays de l’Union Européenne.

Son objectif premier est de lutter contre la fraude à la TVA, qui représente environ 15 milliards d’euros de pertes chaque année pour l’Etat français. Le passage au tout électronique devrait donc lui permettre d’affiner ses outils de contrôle et de mieux lutter contre ce phénomène.

La généralisation de la facturation électronique permettra également d’accroître la compétitivité des entreprises. Elle réduit en effet considérablement le temps nécessaire au traitement et à la gestion des factures, et donc les coûts administratifs liés à la comptabilité. Selon le gouvernement, le passage à la facturation électronique devrait permettre d’économiser au moins 4,5 milliards d’euros.

Les avantages de la facture électronique pour les entreprises

La facturation électronique offre de nombreux avantages :

• Faciliter les déclarations de TVA : les entreprises gagnent du temps sur leurs déclarations grâce au pré-remplissage.
• Risque d’erreur réduit : grâce à l’automatisation du traitement des factures, le risque d’erreur lié aux étapes manuelles est considérablement réduit.
• Paiement plus rapide : le traitement automatisé des factures réduit le temps de validation et rend donc le paiement plus rapide qu’avec une facture papier.
• Procédure sécurisée : le passage des documents papier aux documents électroniques permet de retrouver plus facilement les documents et surtout de maîtriser le processus de gestion et d’accès aux donné
• Visibilité en temps réel sur la trésorerie : la facturation électronique offre une vision précise de la trésorerie à tout moment. Les responsables comptables peuvent suivre avec précision les flux entrants et sortants avec moins de retard qu’avec des factures papier.

Conseils pour la réussite de votre transition vers la facturation électronique

Conseil n°1 : Bien se former

La mise en œuvre d’une solution de facturation électronique est un processus complexe qui nécessite l’adhésion de plusieurs départements de l’entreprise, tels que la gestion de projet, l’informatique, la comptabilité, les achats et les services financiers. Les collaborateurs devront acquérir de nouvelles compétences aussi bien techniques (maitrise des outils informatiques) que juridiques (respect des textes de loi).

Conseil n°2 : Analyser ses besoins

L’implémentation de la facturation électronique nécessite de dresser une liste complète des exigences et des attentes en matière de performances logicielles. Après avoir défini les objectifs de l’ensemble du projet, il est recommandé de déterminer comment le nouveau processus de facturation s’intégrera aux systèmes de gestion des comptes fournisseurs et des comptes clients. Les fournisseurs et les clients doivent aussi être capables de s’adapter à la nouvelle politique de facturation : mieux vaut donc les prévenir en amont afin d’identifier d’éventuels points de blocage.

Conseil n°3 : Choisir un outil adapté

De nombreux logiciels de dématérialisation existent sur le marché. Il est fortement recommandé de tester différentes solutions, et de ne pas hésiter à se faire accompagner d’une expertise externe pour faire le meilleur choix. La solution de facturation électronique idéale doit être capable d’assurer l’enregistrement et le traitement de factures de tous formats mais aussi d’uniformiser le process comptable, tout en garantissant la bonne conformité des procédures, notamment en matière d’archivage.

La facture électronique, une obligation dès 2024 en France

D’ici 2026, toutes les entreprises françaises, de la TPE au grand groupe, devront adopter la facturation électronique et la transmission numérique des données dans leurs échanges. Un calendrier de mise en œuvre progressive a cependant été établi, avant l’entrée en vigueur de l’obligation généralisée de facturation électronique :

• A partir du 1er juillet 2024 : toutes les entreprises devront obligatoirement accepter la réception des factures électroniques.
• A partir du 1er juillet 2024 : les grandes entreprises devront obligatoirement passer à la facturation électronique en transmission.
• A partir du 1er janvier 2025 : les entreprises de taille intermédiaire (ETI) devront également émettre leurs factures au format électronique.
• A partir du 1er janvier 2026 : toutes les entreprises, quel que soit leur taille, devront être capables d’envoyer des factures électroniques.

Vous souhaitez acquérir une double compétence dans le management et la technologie numérique ? Découvrez notre Master E-Business et Transformation Digitale pour accéder à un poste de manager de haut niveau dans le digital.