Le processus de développement et d'organisation des données, qui permet de stocker, de manipuler et d'extraire efficacement des données dans un système informatique, est appelé « structuration des données ». Savoir bien gérer les données, en tenant compte de chaque situation, est essentiel pour optimiser les performances de l'entreprise, car cette pratique facilite la manipulation et l'accès aux données. Mais comment préparer une bonne structuration des données ?
QU’EST-CE QUE LA STRUCTURATION DES DONNÉES ?
La structuration des données a tout d’abord besoin d’une base de données pour fonctionner. Une base de données est un système permettant de stocker, organiser et gérer des données de manière structurée, afin d’en faciliter l’accès et l’exploitation. Son rôle est essentiel : elle sert de base aux applications métier pour gérer aussi bien les produits que les clients ou les commandes.
Mais posséder une base de données ne suffit pas : les informations qu’elle contient doivent surtout être bien organisées. Dans ce but, la structuration des données permet de classer et formater les données de façon logique pour en maximiser l’utilité.
Une donnée brute, non organisée, est difficile à exploiter. De plus, des erreurs peuvent gêner un bon traitement de l’information, par exemple en cas de doublons ou d’informations incomplètes. La structuration des données permet d’éviter ces problèmes en imposant des règles claires sur leur organisation, leur mise en relation et leur qualité.
Pour une entreprise, une bonne structuration des données apporte plusieurs bénéfices.
D’abord, elle améliore la performance des systèmes d’information, en facilitant le stockage et l’accès aux informations.
Ensuite, elle réduit les erreurs et assure l’intégrité des données, en évitant les incohérences et les doublons.
Enfin, elle optimise les processus de prise de décision, en fournissant aux dirigeants des informations précises et actualisées pour orienter leur stratégie. Par ailleurs, une structuration efficace des données garantit un fonctionnement optimal des systèmes d’information, en permettant une meilleure interconnexion entre les outils (CRM, ERP, solutions de Business Intelligence).
Les enjeux sont donc multiples. Une mauvaise structuration peut entraîner des données inutilisables, des rapports erronés et des difficultés de mise en conformité avec les réglementations, comme le RGPD ou les normes ISO. À l’inverse, une base bien structurée améliore la productivité des équipes, réduit les coûts liés aux erreurs de gestion et favorise l’innovation.
Au-delà de l’optimisation interne, une structuration efficace des données est aussi un levier stratégique. Dans un contexte où les décisions s’appuient de plus en plus sur l’analyse de la data, savoir organiser, nettoyer et structurer les informations est devenu un atout incontournable. C’est dans cette perspective que l’EDC Paris Business School propose son Master Data Science & Business Analysis. Cette formation forme les futurs experts à maîtriser les outils permettant d’exploiter intelligemment les données, en les transformant en informations stratégiques pour l’entreprise.
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PRINCIPES FONDAMENTAUX D’UNE BONNE STRUCTURATION DES DONNÉES
Il est impératif de commencer par définir un cadre rigoureux, afin d’empêcher que les données soient désorganisées et difficiles à interpréter. La première étape consiste à choisir le bon modèle de stockage et à concevoir une architecture des bases de données adaptée aux besoins métier.
Les entreprises doivent déterminer si elles ont besoin d’une base de données relationnelle (SQL), qui repose sur un modèle relationnel de données structurant les informations en tables interconnectées avec des règles strictes d’intégrité, ou d’une base NoSQL, plus flexible et conçue pour gérer de grandes quantités de données non structurées, comme les contenus multimédias.
L’organisation des fichiers et des bases de données est également essentielle. Chaque élément doit être classé de manière logique, avec des conventions d’attribution des noms (nommage) claires, afin que les utilisateurs puissent retrouver rapidement l’information recherchée. Une base de données mal structurée entraîne souvent des doublons, des erreurs et une difficulté à exploiter les informations de manière fiable.
Un autre aspect clé est la normalisation des données, qui vise à standardiser les formats et les unités de mesure pour éviter toute incohérence. Par exemple, sans normalisation, une même information peut être enregistrée sous différentes formes selon les systèmes, compliquant ainsi l’analyse et la consolidation des données.
Enfin, la mise en place d’un plan de gouvernance des données est indispensable. Il définit des règles claires sur la gestion, la mise à jour et la validation des informations afin d’assurer leur qualité sur le long terme. Une donnée bien structurée est une donnée exploitable, prête à être analysée pour aider à prendre des décisions stratégiques et optimiser la performance des entreprises.
LES OUTILS À RECOMMANDER POUR STRUCTURER EFFICACEMENT LES DONNÉES
Structurer les données ne se limite pas à les organiser de manière logique. Pour garantir leur fiabilité et leur exploitation optimale, il est essentiel de s’appuyer sur des outils et des méthodologies adaptées. Que ce soit pour stocker, nettoyer ou analyser les informations, plusieurs solutions permettent d’optimiser la gestion des données et de faciliter leur utilisation par les entreprises.
Les bases de données relationnelles et non relationnelles
Les bases relationnelles (SQL), comme MySQL, PostgreSQL ou Microsoft SQL Server, sont idéales pour structurer des informations bien définies et interconnectées. Elles permettent de garantir la cohérence et l’intégrité des données grâce à des relations claires entre les différentes tables.
Les bases non relationnelles (NoSQL), comme MongoDB ou Cassandra, sont plus flexibles et adaptées aux données non structurées (logs, réseaux sociaux, objets multimédias). Elles offrent une grande évolutivité et une meilleure gestion des données massives (Big Data).
Les outils d’organisation des données
Excel et Google Sheets restent des solutions largement utilisées pour des bases de données simples et des analyses ponctuelles.
Power BI et Tableau permettent de structurer et visualiser des données sous forme de tableaux de bord interactifs, facilitant leur exploitation par les décideurs.
Les outils d’automatisation et de gestion des flux de données
Les pipelines de données assurent une circulation fluide et continue des informations entre les différentes plateformes. Des solutions comme Apache Kafka, Airflow ou AWS Glue permettent de traiter les données en temps réel et de les acheminer vers les bons systèmes.
L’Intelligence Artificielle et le Machine Learning sont aussi de plus en plus utilisés pour détecter des incohérences, classifier les données et optimiser leur structuration en fonction des besoins spécifiques des entreprises.
SÉCURISATION ET MAINTENANCE DES DONNÉES STRUCTURÉES
Une fois les données correctement structurées, leur sécurisation et leur maintenance sont essentielles pour garantir leur exploitation sur le long terme. Une base de données bien organisée mais vulnérable aux cyberattaques perd toute sa valeur. De même, sans mise à jour régulière, les informations risquent de devenir obsolètes, entraînant des décisions basées sur des données inexactes.
Toutes les données ne doivent pas être accessibles à tout le monde. Il est crucial de définir des niveaux d’accès en fonction des rôles et des responsabilités des utilisateurs. Des solutions permettent de gérer ces permissions de manière centralisée, en s’assurant que seules les personnes autorisées peuvent consulter ou modifier certaines données sensibles.
Un problème technique, une cyberattaque ou une erreur humaine peuvent entraîner une perte massive de données. Pour éviter cela, une stratégie de sauvegarde régulière doit être mise en place : sauvegarde sur site, sauvegarde cloud ou sauvegarde hybride combinant ces deux approches permettent de maximiser la sécurité et l’accessibilité.
Une bonne structuration des données n’est pas qu’une question d’organisation, c’est un levier stratégique pour toute entreprise. Dans un monde où l’information est un atout clé, seules les entreprises maîtrisant leurs données resteront compétitives.