9 étapes de gestion de projet pour réussir vos objectifs

La gestion de projet consiste à utiliser des connaissances, des compétences, des outils et des techniques spécifiques pour améliorer un produit, un service ou un fonctionnement. Difficile d’y échapper : les évolutions du monde de l’entreprise conduisent de plus en plus souvent à organiser le travail autour de projets variés. Voyons comment apprendre à structurer, assurer et optimiser le déroulement d’un projet bien mené.

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Qu’est-ce que la gestion de projet ?

La gestion de projets, ou management de projet, est l’ensemble des outils, méthodes et moyens qui permettent d’assurer le bon déroulement d’un projet de son élaboration à sa conclusion. La gestion de projets a longtemps été pratiquée de manière instinctive. Elle a été formalisée au cours du siècle dernier, à mesure que des projets de plus en plus complexes ont émergé dans les domaines de l’aérospatiale, de l’ingénierie, de la santé et des télécommunications.

Contrairement à la gestion, qui est un processus en continu, la gestion de projets a toujours un caractère temporaire et unique. Elle est le plus souvent assurée par un manager (le chef de projet) qui en assure le pilotage stratégique et gérée par une équipe qui dépend du domaine métier auquel la gestion de projets est appliquée.

La gestion de projet peut s’articuler autour des « 4P » qui permettent d’analyser la faisabilité d’un projet et d’estimer ses chances de réussite ou d’échec :

•    Personnes : Il s’agit du facteur humain, c’est-à-dire l’ensemble des personnes (aussi bien membres de l’équipe projet qu’utilisateurs finaux) susceptibles d’influencer le projet.

•    Pourvoir : Il est essentiel dès le démarrage du projet d’identifier les décideurs qui feront autorité pour assurer le leadership du projet chaque fois qu’une décision devra être prise et appliquée.

•    Processus : La notion de processus permet de cadrer les différentes étapes du projet en définissant les moyens à déployer au départ du projet puis la méthode à appliquer pour concrétiser le projet final (qui peut être un produit, un service, une amélioration…).

•    Plan : Défini dès l’élaboration du projet, le plan définit la mission qui mobilise l’équipe et précise les objectifs à atteindre.
 

9 Étapes pour une gestion de projet efficace

Définir les besoins

Pour être bien mené, tout projet doit être impérativement bien défini. Il est essentiel de cibler les objectifs en allant à l’essentiel, surtout lorsqu’il s’agit de problèmes commerciaux complexes. Formalisez votre suivi de projet en notant par écrit vos objectifs, les éventuelles étapes intermédiaires à atteindre et les ressources impliquées.  Pour une entreprise souhaitant lancer un nouveau site e-commerce, les besoins peuvent par exemple inclure : proposer une meilleure expérience utilisateur, améliorer le tunnel d’achat, intégrer un module de paiement sécurisé et synchroniser les stocks avec le système existant.

Identifier les parties prenantes

Les parties prenantes sont les personnes en charge du projet mais aussi toutes celles qui seront affectées par le projet, qui peuvent par exemple appartenir à d’autres services au sein de l’entreprise. Il est important d’échanger avec elles pour comprendre leurs attentes et les impliquer, en leur présentant les objectifs du projet, son budget et les différentes phases du planning.

Fixer les objectifs

Fixez et hiérarchisez précisément vos objectifs, en décrivant précisément les avantages que vous espérez en retirer. Vous pourrez ainsi plus facilement communiquer sur la conduite de votre projet à chaque étape de son avancement.

Établir des indicateurs de succès

Etablir des critères intermédiaires de réussite permet de mesurer la bonne avancée du projet, afin que vous puissiez déterminer si vous restez sur la bonne voie ou si vous vous écartez des objectifs du projet.

Exemple de KPI : pour un projet de refonte de site web, des indicateurs comme le taux de rebond, le nombre de pages vues par session ou encore le taux de conversion (par exemple, 5 % de demandes de devis via le site) peuvent être utilisés pour évaluer les performances du nouveau site.

Répartir les rôles

Rassemblez les membres de votre équipe et assurez-vous que les compétences de chacun correspondent aux besoins requis. Affecter la mauvaise personne à une tâche réduira vos chances de succès avant même que le projet ne commence.

Planifier les tâches

Examinez chaque livrable et définissez la série de tâches à accomplir pour chacune d’entre elles. Pour chaque tâche, déterminez le temps qu’elle prendra, les ressources nécessaires et qui sera responsable de sa réalisation. Identifiez ensuite les dépendances : certaines tâches doivent-elles être terminées avant que d’autres puissent commencer ?

Analyser les risques

Aucun projet n’est sans risque ! Vous devez examiner attentivement tous les problèmes dont vous avez connaissance dès le départ et qui sont susceptibles d’affecter votre projet. Réfléchissez aux mesures que vous pourriez prendre pour prévenir certains risques ou limiter leur impact négatif.

Les risques typiques à anticiper : retard dans les livrables ou décalage de planning, dépassement de budget, manque de ressources ou de compétences internes, changement de priorités en cours de projet, manque d’adhésion des utilisateurs finaux, problèmes techniques imprévus.

Tester les livrables

Les livrables doivent être testés à chaque étape critique et le produit final doit répondre aux exigences du projet. Vous devez systématiquement vous assurer que tout se déroule comme prévu avant de passer à la phase suivante. Organiser des réunions intermédiaires avec toutes les personnes impliquées afin de faire le point sur l’avancement des tâches et de corriger d’éventuels problèmes pour éviter tout retard.

Évaluer les résultats

Rédigez un rapport en fin de projet, en identifiant les résultats positifs et les éventuels problèmes rencontrés, afin de déterminer ce qui aurait pu être fait différemment et établir de meilleures pratiques pour de futurs projets.
 

Les avantages d’une bonne gestion de projet

La gestion de projet est un outil puissant qui peut offrir de nombreux avantages aux entreprises de toutes tailles. Le but ultime de la gestion de projet est toujours l’efficacité et l’accompagnement du changement. La gestion de projet améliore vos chances d’atteindre le résultat souhaité, réduit les coûts et diminue la charge de travail. Elle aide à créer une méthodologie optimisée, qu’il est ensuite possible de réutiliser pour gagner du temps. La gestion de projet améliore la collaboration entre les membres de l’équipe, qui apprennent à travailler ensemble en poursuivant un même objectif. C’est pourquoi il est indispensable de définir précisément le rôle de chacun et de communiquer régulièrement tout au long du projet. La gestion de projet vous aide à mesurer vos performances, et donc à les améliorer plus facilement. Dans ce but, l’utilisation d’un outil de gestion de projet facilite grandement la gestion, le suivi et le reporting des projets et des tâches. Enfin, une bonne gestion de projet peut vous assurer qu’un produit est conçu avec la qualité désirée, tout en diminuant les risques d’échec.

Les outils de gestion de projet 

Outils simples

Pour les projets de petite taille ou les équipes qui débutent, des outils simples peuvent suffire. Trello est l’un des plus connus : il propose une interface visuelle très intuitive, avec des tableaux et des cartes que l’on peut déplacer facilement selon l’avancée du projet. Autre solution populaire, Todoist permet d’organiser ses tâches, de hiérarchiser ses priorités et de planifier ses projets de manière claire. Sur mobile, Frido est une application gratuite disponible sur iOS, idéale pour gérer ses listes de tâches au quotidien de façon rapide et efficace.

Outils complets

Pour des projets plus complexes, impliquant plusieurs équipes ou nécessitant un suivi détaillé, mieux vaut se tourner vers des outils plus complets. Teamwork est une solution de gestion collaborative qui offre une vue d’ensemble sur les tâches et permet d’améliorer la productivité d’une équipe. monday.com, très apprécié pour sa clarté visuelle, permet de gérer les projets à l’aide de tableaux personnalisables, de diagrammes ou de timelines. Asana, quant à lui, se distingue par ses fonctionnalités collaboratives très développées, idéales pour suivre l’évolution d’un projet à plusieurs. Enfin, Wrikepropose une plateforme robuste et sécurisée, conçue pour des environnements de travail exigeants, avec des options de reporting, de planification avancée et de partage d’information en temps réel.

On peut également citer des solutions comme ClickUp, Zoho Projects, Paymo, Templo ou Smartsheet : le choix ne manque pas !

Pourquoi se former à la gestion de projet ?

La gestion de projet ne s’improvise pas. Pour mener à bien un projet du début à la fin, il est essentiel de maîtriser des méthodes éprouvées, de savoir utiliser les bons outils et d’apprendre à travailler efficacement en équipe.

Se former à la gestion de projet permet de gagner du temps, d’éviter les erreurs classiques, de mieux anticiper les imprévus et de structurer chaque étape avec méthode. C’est aussi l’occasion de se familiariser avec des approches comme Agile, Scrum ou le cycle en V, très utilisées dans les entreprises aujourd’hui.

Cette compétence est de plus en plus recherchée dans tous les secteurs : marketing, finance, ingénierie, événementiel… En vous formant, vous développez des réflexes utiles pour encadrer un projet, animer une équipe et atteindre vos objectifs plus facilement.